Overordna ansvar og delegering av fullmakt

I arkivforskrifta, § 2-1, blir det fastsett følgjande om organiseringa av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker."

Arkivtenesta i kommunen er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver, er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta har difor ansvaret for sikring av tilgjenge, konfidensialitet, autensitet og kvalitet av arkivet i kommunen.

Rådmannen

Rådmannen har ifølge kommunelova og arkivforskriften det overordna ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med heimel i dette lovverket. Rådmannen er ansvarleg for at det blir sett av ressursar, både økonomiske, personellmessige og tidsmessige, til å utføra arkivarbeidet på ein forsvarleg måte. Rådmannen har delegert det operative ansvaret for arkivtjenesten til arkivansvarleg. Arkivansvarleg har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen. Arkivansvarleg rapporterar til rådmannen.

Leiar sitt ansvar

Leiar er ansvarleg for å fylgja opp sine tilsette og sikra at sakshandsaminga skjer innan gitte fristar og
etter gjeldande lovverk. Leiar skal også syte for at sine tilsette har tilstrekkeleg opplæring og tilgangar
i sakarkivsystem og fagsystem.

Leiar har ansvar for å melde frå til arkivtenesta ved langvarig fråvær hjå
sakshandsamarar.

Leiar har ansvar for å halde oversyn med restansar i eiga avdeling og syte for at sakshandsamar har
dei naudsynte ressursar til å utføre oppgåvene sine. Leiar skal godkjenne og signere vedtak i si
avdeling, eller delegere dette til andre. I god tid før tilsette sluttar må leiar syte for at saker i WebSak blir
fylgde opp og at oppgåvelistene til den tilsette er rydda.

Leiaren for administrative einingar i Luster kommune som fungerer som eigne arkivskaparar, er
delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette gjeld spesielt einingane skulane,
barnehagane, helse, sjukeheimteneste, heimeteneste og NAV.

Leiar har følgjande registrerings- og arkiveringsrettar i WebSak:

• opprette saker (saka får midlertidig status og blir kontrollert av arkivet før endeleg status)
• opprette journalpostar og dokument
• funksjonar for registrering og retting
• registrera merknader
• registrera behandlingsplan for utvalsbehandling av ei sak
• rett til å autorisera sakshandsamar i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper

Ved sakshandsaming i fagsystem må leiar for fagområdet avklara med arkivtenesta kva
dokumentasjon som eventuelt skal overførast til WebSak, oppsett av moglege integrasjonar og rutine for
journalføring og arkivering.

Sakshandsamar sitt ansvar

All sakshandsaming skal skje i kommunen sitt sakarkivsystem eller fagsystem. Ingen kommunale
dokumenter skal lagrast i personlege filer/mapper.
Sakshandsaminga skal ikkje starta før saka/dokumenta er journalført i WebSak.

Sakshandsamar har ansvar for at:

• saka er registrert med rett saksart og sakstype
• mottekne brev er journalført og har riktig tittel, saksnummer og sakshandsamar
• alle nødvendige data er registrert
• dokumenter blir vurdert offentleg og påført riktig lovheimel
• alle som skal orienterast får tildelt kopi
• saksdokument som blir direkte mottatt blir journalført (gjeld både e-post og papirpost)
• hovuddokument og alle vedlegg er registrert, både på innkome og utgåande dokument, og notat
• nødvendige data er påført for å sende dokumentet som elektronisk post med SvarUt i dei systema der dette er satt opp (org.nr./personnr. og adresse)
• ekspedering/ferdigstilling av eigenproduserte dokumenter blir gjort fortløpande
• utgåande dokument blir ferdigstilt i systemet og blir sendt rett mottakar
• inngåande dokument blir handsama, dvs. blir avskrive med kode eller svarast, og har ansvaret for oppfølging av sine saker
• der det er fysisk arkiv at arkivmappa er komplett, og å rydda vekk arkivuverdig materiale
• saker blir følgt opp, jf. restanse og forfallskontroll
• skanna filer er leselege og fullstendige

Sakshandsamar har følgjande registrerings- og arkiveringsrettar i WebSak:

• oppretta saker (saka får midlertidig status (R) og blir kontrollert av arkivet før endeleg status(B))
• oppretta journalpostar og dokument
• funksjonar for registrering og retting
• registrera merknader
• registrera behandlingsplan for utvalsbehandling av ei sak (der vedkomande er saksansvarleg)
• rett til å oppretta ad hoc tilgangsgrupper knytt til saker der vedkomande er saksansvarleg, eller journalpostar der vedkomande er sakshandsamar.

• Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre forespørslar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
• Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), sakshandsamingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av handsaminga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
• Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at det kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
• Arkivtenesta sørgjer og for at det blir teke vare på dokumentasjon av arkivrutinar, arkivsystem og informasjonsberarar.
• Det skal vere ein arkivansvarleg i kvar arkivskapande eining, som er delegert leiarfullmakter for arkivdanninga i kommunalavdelinga. Dei arkivansvarlege har det daglege ansvaret for at posthandsaming og arkivlegging skjer i samsvar med reglane i arkivforskrifta og i samsvar med arkivplan for kommunen.

Arkivleiar sine fullmakter

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i Luster kommune. Arkivleiar skal særleg leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse og halde seg oppdatert om den faglege utviklinga
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring
4. Å rapportere til leiinga i kommunen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
5. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta.
6. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
7. Å føre kontroll med at arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
8. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
9. Å vere kontaktperson med Kommunearkivordninga i Vestland

Arkivleiar skal takast med på råd når Luster kommune skal velje sak-/arkivsystem og fagsystem. 

Arkivleiar skal få høve til å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.

Arkivtenesta sine oppgåver og ansvar

    1. Mottak, fordeling og journalføring av post (fysisk og elektronisk), samt vidarefordeling av arkivuverdig materiale
    2. Kvalitetssikring og publisering av postliste
    3. Kvalitetssikring av arkivbasen og oppfølging av restansekontroll 
    4. Opplæring og brukarstøtte i kommunen sitt sakarkivsystem
    5. Utarbeide og rette/redigera malar i kommunen sitt sakarkivsystem
    6. Systemadministrator og systemeigar (oppretting av arkiv, arkivdeler, nye brukarar, endring av roller og tilgangar med meir.) i kommunen sitt sakarkivsystem
    7. Tilsyn og vedlikehald av papirarkiv
    8. Svara ut innsynskrav i samråd med sakshandsamar/leiar
    9. Oppfølging av ekspederingar som feila
    10. Tilsyn og oppfølging av arkivkjerner frå fagarkiv som arkivtenesta har ansvar for

Personregisteransvar

Leiar for einingar der det blir produsert personregister har ansvar for forsvarleg arkivering og oppfølging av personregister. 

Fylkesarkivet i Vestland sine oppgåver - Kommunearkivordninga i Vestland

"Kommunearkivordninga i Vestland kommunalt oppgåvefellesskap" er eit samarbeid mellom fylkeskommunen og kommunane i Nordfjord, Sunnfjord og Sogn om arkivfagleg kompetanse og tenester.

Føremålet til samarbeidet er å leggje tilhøva til rette for at arkiva til deltakarane vert handtert, tekne vare på og formidla i samsvar med arkivlova sine føremål og føresegner. Samarbeidet kan yte depottenester for deltakarane sine papirbaserte og elektroniske arkiv, og dessutan tilby deltakarane ordnings- og digitaliseringstenester, og andre nærliggande tenester. Samarbeidet skal sørgje for at arkiva til deltakarane vert gjorde tilgjengelege for offentleg bruk, forsking og andre administrative og kulturelle føremål.